オフィス移転の際のサーバー・ネットワーク周りの準備事項を解説

オフィス移転のときに目がいきがちなのは、デスクや棚といった家具の移動です。
しかしそれ以外にもっと重要なのがサーバー・ネットワーク周りの移設。
サーバーやネットワークの移設でトラブルがあれば、業務に支障が出るのは言うまでもありません。
そこで本記事では、オフィス移転の際のサーバー・ネットワーク周りの移設の準備事項について詳しく解説します。
情報システム担当者の方はもちろん、担当者だけでは担い切れない部分もあるので、オフィス移転担当者の方もよく確認してください。

オフィス移転の際に準備すること

まずはオフィス移転の際に準備することについて解説します。

 

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サーバーの移設

オフィスで利用しているサーバーが、レンタルしているものなのか、もしくは社内に機器があるものなのかを確認しましょう。
それによってすべき準備が異なります。
もしレンタルサーバーであれば業者に連絡し、移設の手続きを行います。もし業者を変更するときは新オフィスに移転後すぐに使えるよう、新たなサーバーをレンタル・設定までしておくとスムーズに利用できます。
一方で社内に機器がある場合は、移設日にシャットダウンし新オフィスに運び、再度接続すれば完了です。

ネットワーク回線の手続き

ネットワーク回線の手続きについては、回線の種類と回線の数で決められます。
回線事業者とプロバイダの両方で手続きが必要になるので、どちらか一方だけ手続きすることがないよう注意しましょう。
またあまりないですが、新オフィスがネットワーク回線外のエリアになることも稀にあります。そうなっては利用できないので、あらかじめ新オフィスの住所で利用できるのかも確認をとっておくと安心です。
ネットワーク回線を新オフィス移転時に乗り換える場合は、現在の回線の解約手続きが必要となります。解約手続き後に新規開設の手続きを行います。
開設工事には1週間～1か月かかることもあるため、早め早めに動くのがおすすめです。

 

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LAN配線のレイアウト設計

LAN配線のレイアウト設計は、新オフィスの仕様に合わせる必要があります。
もし今後拡大する可能性がある場合は、増加も見越した設計にしておきましょう。
そうなるとLANケーブルも準備しなければなりません。LANケーブルは十分な長さのあるものを用意し、さらに色やタグで分けて管理しておくとトラブルがあったときに対応しやすくなります。

パソコン・周辺機器の再設定

もし新オフィス移転時に、回線を変更すれば、インターネット回線接続時に使用するIPアドレスが変更されることもあります。
IPアドレスとは、ネットワークを接続する際にPCなどに割り振られる番号のことです。
IPアドレスが変更された場合、ルーター設定・パソコンの設定を行います。社内に専用の担当者がいればその方が対応しますが、いない場合は業者に連絡するのが基本です。

オフィス移転の前に確認しておくべきこと

ここからはオフィス移転前に確認しておくべき、サーバー周りのことについて解説します。

工事区分

オフィス移転前に確認しておきたいことの一つが「工事区分」についてです。
工事区分とは工事の区分によって費用が借主負担になるのか、貸主負担になるのか分けたものを指します。
工事区分はA工事・B工事・C工事の3種類に分けることができ、その中でもネットワーク周りの工事業者を借主が決められるのはC工事区分のみです。
業者によって区分に関する考え方も異なるので、あらかじめ工事区分についてよく確認しておくと安心です。

床の種類

なかなか知られていないことですが、オフィスの配置する配線は床の種類によって違います。床の種類は「OAフロア」「置床」「天井配線」の主に3つです。
OAフロアは床下に配線のための空間を作る手法なので、配線が見える化されず、すっきりとした印象になります。多くのオフィスではこちらの方法が採用されています。
置床は、鉄筋コンクリート床の上に木材の化粧板を使って床を張らせます。
天井配線とはその名の通り、天井に配線を這わせる方法です。
新オフィスの床の種類を把握し、どのような配線方法か可能かを検討しましょう。

ネットワーク開通工事の手配

もし新オフィスにネットワーク環境がない場合、新たに工事をし、開通させる必要があります。
大型連休や年末年始、引越しの繁忙期は特に業者の予約が取りにくいので、まずは開通工事が必要か否か確認します。

業者によっては時間がかかるケースもあるため、移転日の2か月前には申し込みをするなど、余裕を持って動いた方がよいでしょう。

サーバー移設の手順

ここからはサーバー移設の手順について解説します。

社内サーバー

社内サーバーの移設の手順は以下です。

• 移転の日がわかったら得意先やサイトに掲載
• 引越し直前にサーバーのシャットダウン・移送
• サーバーの再起動

引越ししている期間は、必ずサーバーをシャットダウンしなければならないことを覚えておきましょう。

レンタルサーバー

レンタルサーバーの移設の手順は以下です。
移転後も同じサーバーを利用する場合は、移転日と移転先をサーバーに連絡すれば、引き続き利用できます。
一方移転とともにサーバーも変更する場合は、新サーバーを移転前からレンタルし、設定手続きをしておきます。そして移転当日、新オフィスにて旧サーバーから新サーバーに変
更。
しっかりサーバーが起動していることを確認したら、旧サーバーの解約を行います。

回線を新しくする際の手順

ここからは回線を新しくするための手順について解説していきます。
ポイントは以下の2つです。

• 新しい回線を選定する
• 新しいオフィスでやるべきこと

詳しくみていきましょう。

新しい回線を選定する

新オフィスへの移転を機に、新しい回線を検討する方もいるでしょう。
もし乗り換えを検討しているならば、回線業者とプロバイダ業者の両方に解約を申し出る必要があります。
機器をレンタルしている場合は、解約とともに返却しなければなりません。解約の前に新たに契約する業者を決めておくとバタバタせずに済むのでおすすめです。
新たな回線を契約するときは、実際に使用する社員の要望や要件をまとめておき、その要望に応えられるような業者にすると満足度も高まるでしょう。

新しいオフィスでやるべきこと

もし旧オフィスでネットワークをセグメントに分割している場合、新オフィスでも同様の環境を構築することになります。
社内にネットワークエンジニアが常駐していれば、対応できますが、いない場合は専門業者に依頼すると安心です。
そもそもネットワークをセグメントできていない会社は、回線工事時に事業者へ連絡することで対応可能です。

オフィス移転の際に発生しうるネットワークトラブル

ここからはオフィス移転時に発生しがちなネットワークトラブルについて解説します。
ネットワークトラブルが起こると業務に滞りが出ることから、できれば一切トラブルなく移設させたいものです。
トラブルの例のほか、対応策についても紹介するのでぜひ参考にしてみてください。

配線や接続のミス

オフィス移転時によくあるネットワークトラブルの一つが、「配線や接続のミス」です。
もし各機器の接続が異なっていたり、LANケーブルの配線が違っていたりすると、正常な通信が出来なくなる恐れがあります。

PCに不具合があれば、接続しているプリンターにも支障が出て、通常通りの業務が出来なくなるのです。
最近はネットワークを用いた業務も増えていることから、ネットワークのトラブルは会社の経営を左右する重要な問題になりかねません。
配線ミス・接続ミスには十分に注意しましょう。

回線の手配が間に合っていない

オフィス移転時には、回線の手配が間に合わないケースもよく見受けられます。
余裕をもって回線を手配していれば問題ないものの、移転の直前に遅れていることがわかったり、蓋を開けてみると工事が遅延していたりすると、利用できるまでに時間がかかってしまうのです。
電話回線とインターネット回線が共通プランになっているケースもあり、どちらかを切り替えたことでどちらかが使えなくなってしまうこともあります。
契約を見直す場合は、使えなくなる回線がないのかの確認を入念に行いましょう。

ネットワーク担当者がいない

もし自社にネットワーク担当者がいない場合は、トラブルが起きても対処に遅れが生じてしまいます。そもそもトラブルが起きていることに気づいていないこともあるようです。
そのほかトラブルが起きても、対処の余地がわからないのも珍しくありません。
自社にネットワーク担当者がいないときは、専門業者に速やかに相談しましょう。
独自で判断し対処してしまうとかえってこじらせることになるので、不必要に設定等をいじらないのもポイントです。

オフィス移転でサーバートラブルを起こさないために

オフィス移転時にサーバートラブルが起こってしまうと、業務に支障が出ることはもちろん、専門の知識がないとトラブルへの対処法もわからないのが普通です。
トラブルを起こさないためには、サーバーへの基礎知識を蓄えた上で、前もって準備をしておくのがポイントといえます。
またサーバーの設置や移設は、床の種類や工事区分によってもやり方が異なるので、社員の要望などにも応えつつ、決めるのがおすすめです。
また新たなサーバー移設の手順は、自社かレンタルかで対応が違います。
自社にネットワーク担当者がいればあらゆるトラブルにも感度高く対応できますが、もし社内にいない場合はトラブルを長引かせないためにも、素早く専門の業者に相談しましょう。