オフィス移転に最適な時期はいつ？目的別に紹介
オフィス移転をしたいけど、最適な時期はいつか知りたいと思う方もいるでしょう。
オフィスを移転させるには大きなコストや時間がかかるため、社内の状況などを見極めて行う必要があります。
またよりスムーズに行うために、あらかじめ準備や知識を蓄えておくことが大切です。
そこで本記事では、オフィス移転に最適な時期や移転の目的に合わせたスケジュール感について解説するので、オフィス移転を検討している方はぜひ参考にしてみてくださいね。
目次
オフィス移転が必要になるタイミング
オフィス移転が必要になるタイミングは大きく分けて5つあります。
- 社員の増減があったとき
- オフィスの契約更新の1年半前
- オフィスの老朽化が気になるとき
- オフィスの周辺環境が変わったとき
- 会社のイメージを刷新したいとき
それぞれ詳しく見ていきましょう。
社員の増減があったとき
オフィス移転のタイミングとして挙げられるのが「社員の増減があったとき」です。
もし会社の社員が大幅に増えると、現在のオフィスでは手狭に感じるでしょう。
反対に会社の社員が減少すると、広いオフィスに家賃を支払う必要はないため、縮小化してもよいかもしれません。
一点注意したいのは、社員の増減が短期的なものではないかを見越せているかどうかです。
「新たにオフィスを契約したけどまた社員の増減があった…！」では、家賃がもったいないからです。
現在のオフィスと社員の増減をある程度先まで見越して、見越せているのであればそのときがタイミングといえるでしょう。
オフィスの契約更新の1年半前
オフィスの契約期間は、おおよそ2年間です。もし解約する場合は、最低でも半年前にいわなければならないことが決まっています。
オフィス移転をしたいと思っても、思いつきでできることではないので、更新の1年半前であれば余裕を持って移転することができておすすめです。
オフィスの老朽化が気になるとき
オフィスの老朽化が気になるときは、オフィス移転のタイミングかもしれません。
老朽化したオフィスは、自然災害や設備等の故障などの影響を受け、従業員の安全にも関わってしまいます。
トイレやエアコンの故障は、業務にも支障が出るものです。働く環境が悪いと社員のモチベーションが下がることにもつながりますし、最悪の場合は転職される可能性もあります。
従業員が働きやすい環境を整えるのも企業の役目なので、老朽化が顕著な場合はオフィス移転のタイミングといえるでしょう。
オフィスの周辺環境が変わったとき
オフィス自体に問題はなくとも、オフィス周辺の環境が変われば、オフィス移転も検討しなければなりません。
例えば繁華街や大型商業施設などができてしまうと、騒音や治安の悪化などが見込まれます。そうなると従業員の安全性や生産性、満足度の低下につながることもあるのです。
現状いる従業員の不満が上がりやすいことに加え、採用活動に影響が出ることもあります。
オフィスの周辺環境が大幅に変わったときには、移転も視野に入れましょう。
会社のイメージを刷新したいとき
会社のイメージを刷新したいときは、オフィス移転を検討してもよいかもしれません。
オフィスのある場所のイメージ＝会社のイメージにつながることもあります。
もし、前述したようなオフィスや設備の老朽化なども並立してある場合は、会社のイメージ刷新もかねて行ってみるのもおすすめです。
オフィス移転の時期はいつがおすすめなのか
オフィスを移転させるタイミングについてご紹介しましたが、ここからは移転する具体的な時期について解説します。
閑散期を狙うなら6～8月
もしオフィス移転をするなら、6～8月がおすすめです。なぜならこの時期は基本的に移転業者の閑散期だからです。
移転業者の繁忙期に依頼してしまうとこちらの希望日程が通りにくかったり、値段が高くなってしまったりします。
同じ条件の移転でも、金額が大幅に変わってくるのは避けたいものです。
もし金額重視で選んでいるなら、移転業者の閑散期である6～8月を中心に選びましょう。
節税も兼ねるなら決算期
会社の節税も兼ねたいなら、自社の決算期にオフィス移転を検討するのがおすすめです。
決算期であれば、移転費を経費に入れることができます。
とはいえ、決算期は3月や4月が多い傾向にありますが、この時期は前述したように移転業者の繁忙期でもあるので、金額が上がったり、予約が取れなかったりするので注意しましょう。
業務への影響を最小限にしたいなら大型連休
オフィス移転の時期は、業務に支障が出ない大型連休などがおすすめです。
例えば、ゴールデンウィークやシルバーウィーク、年末年始、お盆などが挙げられます。
自社の業務に影響は出にくいですが、移転業者への依頼が増えるのも事実です。
できるだけ早めに移転業者に依頼をし、日程を決めておくとスケジュールを確保できるかもしれません。
反対にオフィス移転を避けた方がよい時期
オフィス移転をする上で避けておいた方がよい時期は「3月～4月」「12月」です。
その理由について解説します。
個人の引っ越し時期と重なる3～4月
オフィス移転のみならず、個人の引っ越し時期も入学・卒業・人事発令が出る「3月～4月」に集中します。
業者によっては通常よりも2割増しの金額を提示するなどのケースもあるので、コストもかかります。
予約すら取れないこともあるので、スケジュール通りに進めたい方は避けた方がよいでしょう。
年末年始休暇のある12月
年末年始は、引っ越し業者の繁忙期でもあり、引っ越し業者の社員も休暇を取りたいと思うため、人手不足になりがちです。
オフィス移転のみならず、物件探しや契約も増え、なかなか思い通りに進まないケースになることを覚えておいてください。
オフィス移転までのスケジュール
オフィス移転までの流れは下記です。すべての工程が数ヶ月ずつかかり、オフィス移転の完了までおおよそ1年ほどかかります。
- 移転の計画・スケジュール立て
- 物件を決定
- 内装の決定
- 工事の実施
- 社内への告知・手続き
- 引っ越し
オフィス移転のスケジュールを立て、その後にそれに見合う物件を決めます。
そして内装を決めたら、原状回復工事をはじめ、オフィスが完了。
社内への周知をし、デスクやチェアなど細かいものの引っ越しをすれば終わりです。
関連記事：オフィス移転で発生する手続きとは？注意点とあわせて解説
移転費用の相場
オフィス移転の費用の相場は、賃料の1年分ほどです。つまりオフィス移転の資金をしっかり貯めていなければ、すぐに移転するのは難しいといわれています。
かかる費用の内訳としては下記が挙げられます。
- 新しいオフィスの敷金・礼金
- 原状回復工事の費用
- 引っ越し費用
- 新しいオフィスの住所登録や事務手数料
- 業者利用費
もちろん移転業者に依頼する時期や引っ越し場所、引っ越しの内容によっても、相場は変わってきます。
関連記事：オフィス移転にかかる費用はどれくらい？
オフィス移転時の注意点
ここからはオフィス移転時の注意点について解説します。
入念に計画を立てる
もしオフィス移転が決定したら、いつまでに移転したいかを決め、そこから逆算して入念に計画を立てましょう。
オフィス移転のスケジュールなどについて読んでもらえばわかるかもしれませんが、オフィス移転したいと思っても、即座にできるわけではありません。
業者の選定やオフィス移転の時期の検討、予算の把握など、様々な工程が必要です。
やることはたくさんあるので、早めに計画を立てていきましょう。
データは必ずバックアップする
オフィス移転するときは、何が起こるかわかりません。業者に頼んでもミスや失敗が起こることも想定しておかなければなりません。
業務で必要なデータなどは、必ずバックアップを取っておくと安心です。
移転によりデータが消えてしまった、破損してしまったとなっては、経営状態の悪化にまで繋がる可能性があります。
オフィス移転が会社の不利益にならぬよう、細心の注意を払いましょう。
オフィス移転は業者の閑散期がおすすめ
今回はオフィス移転の時期についてご紹介してきました。
もし費用を抑えて行いたい場合は、引っ越し業者の閑散期である6～8月が狙い目です。
それ以外にも自社に影響を与えたくない場合は、大型連休や契約終了から1年半前などを目標に行うとよいでしょう。
オフィス移転は大がかりな作業ですから、早めはやめに動きだすのがおすすめです。
