オフィス契約のメリット・デメリットとは？契約までの流れを徹底解説
起業すると、最初に行うことはオフィス契約です。オフィス契約と一口に言っても、スタイルは希望条件によってさまざまです。
「事務所賃貸契約をよく聞くけど、実際どうなんだろう」
「契約するまでの費用や手続きが難しそう」
初めてオフィスを借りる場合、こうした不安を感じてしまいます。
今回の記事では、オフィス契約を検討している経営者の方に向けて、賃貸オフィスを契約するメリット・デメリットをご紹介します。
入居に至る流れについても、わかりやすく解説しているので、ぜひ最後までご覧ください。
目次
オフィスを契約するメリット
リモートワークへの切り替えを始めている企業が増えている中、オフィスの存在自体を見直す考え方が広まってきています。
とは言え、このような状況においても条件の良いオフィスは人気が高く、立地に優れたオフィスを探すことは簡単ではありません。
ここでは、オフィス契約をするメリットについて3つまとめました。
メリット①信用性が高まる
企業がオフィスを持つメリットの一つに、顧客から信頼を得られることが挙げられます。
オフィスの有無は、企業の経営状況や事業規模イメージを大きく左右します。例えば、近年増加傾向にあるコワーキングスペースやバーチャルオフィスは、費用面は抑えられるものの企業単独の敷地がなく来客を迎えることや、自社で打ち合わせをすることが難しいでしょう。
賃貸オフィスを構えることで、顧客からの信頼が生まれやすく商談なども進みやすい傾向にあります。
オフィスを選ぶ際は建物の内装やエントランスのデザインにこだわると、自社のイメージアップにも繋がり、来客から好印象を持たれやすいです。
メリット②来客にも困らない
メリットの二つ目は、来客時にもスムーズに対応できることです。
来客対応の場は、顧客や協力会社などと商談を進める企業にとって大切な場所です。最近人気の高いシェアオフィスでも会議室を利用できますが、多くの場合、会議室は共用スペースとされています。そのため、急遽来客対応が入ったとしても、他の企業が先に来客室を予約していた場合、利用したいときに使えないという問題が浮上します。
賃貸オフィスであれば、突然の来訪でもスマートに対応することができます。自社だけが利用する応接室があるため、時間や場所にとらわれず落ちついて商談を行えるでしょう。
メリット③公私を分けられる
最後のメリットは、仕事とプライベートの区別をつけられることです。
オフィスを構えることは、仕事とプライベートを分けることに繋がります。自宅とオフィスを一緒にしてしまうと、仕事のオンオフの切り替えが難しいという声をよく耳にします。自宅にいるのに仕事が気になり業務を続けてしまったり、業務時間中にお菓子を食べ過ぎてしまったりと、仕事とプライベートの切り分けが難しい問題があります。
オフィスを自宅とは別に構えることは、業務への集中力を高めて、プライベートと業務をはっきりと区別することに繋がるのです。
オフィスを契約するデメリット
賃貸オフィスを契約するためには、入居までの申し込みや審査期間の手順を踏まなければならず、明日からオフィスを持てるというわけにはいきません。
建物のオーナーは、借り受け人の企業がテナントビルに入居するに相応しいか、あらゆる面から審査するため、時間を要します。
ここでは、オフィス契約をするデメリットについて3つご紹介します。
デメリット①初期費用が発生する
オフィス契約の際には、初期費用を支払う必要があります。一般的には、次の費用を請求されます。
【初期費用】
- 敷金・礼金
- 火災保険
- 前家賃
- 仲介手数料
- 委託料
賃貸マンション契約とだいたい同じ内容ですが、オフィス契約はあくまで法人向けです。専有面積も広く、建物のオーナーの意向で内装にこだわりを持っていることが多いため、初期費用は一般的な家賃の3〜15ヵ月分といわれています。
また、オフィスのイメージに沿った内装工事やオフィス家具を取り揃える場合、初期費用だけで数百万円を超える可能性もあります。
予算と内装工事にかかる期間を考慮して、いくつかの不動産会社に合い見積もりをとることをおすすめします。
デメリット②入居までに時間がかかる
一般的には、契約後にすぐに入居できるということはありません。
賃貸オフィスの場合、入居の申し込み後に建物オーナー側からの複雑な入居審査があります。審査期間はおおよそ3週間〜1ヵ月とされているため、入居を少しでも早めたい際は、契約前に入居のタイミングについて相談を持ち掛けると良いでしょう。
しかし、近年はオンライン請求が主流になりつつあるため、登記簿謄本は法務局のホームページから請求し手数料も600円と安く抑えることが可能になりました。
契約手続きは書類が多く時間を要するからこそ、ネットで手軽に済ませられるものは利用して効率よく行いましょう。
デメリット③月額の経費がかかる
賃貸オフィスは、専有面積から月額の賃料や諸費用が請求されます。具体的には、以下の費用です。
【月額の経費】
- 家賃
- 共益費
- 通信費
- 光熱費・ガス代
- 水道代
さらに、電話やコピー機を設置するとリース料金も加算され、費用面での負担は大きくのしかかってきます。
オフィスを契約する際にかかる初期費用はどのくらい？
オフィス契約で最も気になるのが初期費用ですよね。
立地条件や周辺の環境、築年数などによっても大きく異なりますが、ここでは一般的な賃貸オフィスの初期費用をご紹介します。
仮に、家賃が30万円のテナントを借りるとしましょう。その場合の初期費用は次の通りです。
| 敷金 | 180～360万円 |
| 礼金 | 30～60万円 |
| 火災保険 | 2万円 |
| 前家賃 | 30万円 |
| 仲介手数料 | 30万円 |
| 委託料 | 30万円 |
上記の内容を合計して、272〜482万円となります。金額に大きく差がみられるのは「敷金」「礼金」です。条件交渉次第では、安く抑えることもできるので予算と条件を提示し、少しでも有利な条件で契約に結びつけましょう。
条件交渉のカギは、複数の不動産会社から相見積もりを取ることです。
オフィス系のテナントを多く管理している不動産会社であれば、条件交渉もスムーズに進むかもしれません。
関連記事：賃貸オフィス契約時の初期費用とは？内容・目安料金・抑え方のポイントを紹介
オフィスを契約するまでの流れ
オフィスの契約と聞くと、複雑で専門知識の要する手続きを全て行わなければいけない、と不安に感じている方も多いでしょう。しかし、手続き自体は極めてシンプルです。
ここでは、オフィスを契約するまでの流れを一つずつ解説します。
手順①希望する条件を整理する
最初に、オフィスに希望する条件をまとめましょう。
希望する予算や使用面積、立地、設備内容や改装の有無をまとめて、優先順位をつけます。
例えば、使用面積。オフィスの広さは、会議室や応接室といった自社共有スペースを確保するかどうかで大きく変わります。社員が働きやすい環境をつくるなら、休憩室の配置や自動販売機・売店を設けるなどして、スペースを広めに確保したいです。
あらかじめ、入居後のオフィスの利用イメージを持つことがポイントです。
手順②気になる物件の内見をする
次に、希望条件に沿った気になる物件を探し、内見予約を行いましょう。内見は、ネットの情報や資料内容よりもリアルに建物情報を知れるので、必ず行ってください。
内見せずに事前の情報だけで契約するというケースはあまり耳にしませんが、想定していた建物と違っていたという可能性も十分にあり得ます。また、内見時には駅から建物までに実際にかかった距離や周辺のビルも確認しましょう。人通りが少ない、または街灯の数が少ないとセキュリティ面に不安を感じる社員も多いです。
社員が過ごしやすい環境で仕事を進められるように、事前の内見は必須です。
手順③入居の申し込みを行う
気になる物件が決まり内見を終えたら、入居の申し込みを行います。申し込みと同時進行で審査が始まります。
法人契約のため、賃貸マンションの入居契約とは必要な書類が異なります。具体的には以下の書類の提出が求められます。
【必要書類】
- 登記簿謄本
- 入居申込書
- 会社概要
- 決算書
上記以外にも、不動産会社や契約内容によって求められる書類が異なるため、提出漏れのないように確認しましょう。
申し込みの際、賃料や敷金、礼金の交渉は行うとベターです。賃料は定期的なコストとなるので、交渉できる場合は坪単価で提案してみてもいいでしょう。
手順④審査結果を待ち契約する
申し込みが完了すれば、審査結果を待ちます。審査は1週間程度が一般的とされていますが、他にも申し込み者が多数いたり審査内容の確認に時間を要したりする場合は、さらに時間がかかることも。
審査の基準は、契約者の経営状況は悪くないか、事業内容は社会的な道徳観念に反していないかなど、主に企業の信頼性が重要視されます。
手順⑤必要に応じて内装工事などを行う
審査が無事通り入居が認められれば、正式にオフィス契約が締結されます。
とは言え、すぐに入居できる物件は少なく、多くの場合は、入居前の内装工事や通信工事が必要です。
専門業者を自分で委託するか、不動産会社に仲介してもらい作業を依頼しましょう。
築年数の古い物件の場合だと、設備の修繕や水回りの不具合などを建物オーナー負担でまかなえる可能性もあるため、交渉することを忘れないようにしてください。
全額負担は難しくても、一部を負担してもらえる可能性はあります。
オフィス契約はメリット・デメリットを踏まえて検討しよう
いかがでしたでしょうか。
今回は、賃貸オフィスを契約するメリット・デメリットを解説、そしてオフィス契約の流れをご紹介しました。オフィス契約は初期費用や入居に至るまでの期間が長いことから、複雑で面倒くさいと思われがちです。
しかし、自社オフィスと比べると費用を格段に抑えられ、シェアオフィスと比べても企業としての信頼性を高め公私を分けられるメリットがあります。
契約後はスムーズに入居できるよう、希望条件や必要書類の早めの準備を心がけましょう。
