オフィス移転の際の荷造りに必要な資材やポイントを解説！

オフィス移転するとなると、荷造りにかなりの時間を要します。
仕分けをしたり、決められた時間の中で作業することになったりと、効率よく進めることが重要です。
レイアウトを考えるなどしていれば、いつの間にか明日引っ越し…となってしまうこともあるでしょう。
そこで今回は、オフィス移転に向けた荷造りのポイントをご紹介します。また必要な資材や準備についても詳しく解説するので、ぜひ参考にしてみてください。

荷造りの準備

オフィス移転が決まり、刻々と引っ越し当日が迫る中、荷造りをしなくてはなりません。
ここからは、荷造りを行うための準備についてご紹介します。

荷造りに使う梱包資材を集める

荷造りを行う際に集めておきたい梱包資材は、主に以下です。

 

梱包資材名	用途・メリット
段ボール箱	場所ごとに荷物を整理できる。強度がある程度ある。
養生テープ・ガムテープ	段ボール等の荷物の蓋代わりになる。粘着力が強く、固定などにも向いている。
エアーキャップ	荷物が破損するのを防げる。クッション性が高い。
ラベルシール	引っ越し先の置き場所や階数、中身が一目でわかる。荷造りがスムーズに行える。

上記4点は最低でも揃えておくとよりスムーズに荷造りを行うことができます。

段ボール箱は、引っ越しには必需品で、中が空洞になっているので大小多くの荷物を入れることができ、大容量なのがメリットです。段ボール箱にも様々なサイズ感があるので、一通り揃えておくと物に合わせて使い分けができます。

養生テープ・ガムテープも、引っ越しではよく目にする梱包資材です。段ボール箱のフタの役割になるのはもちろんのこと、傘やコードといった細いものは直接巻いて一括りにすることも可能です。物を固定させたいときにも役立ちます。

エアーキャップはよく「プチプチ」という愛称で親しまれています。クッション性が高く、割れるものや壊れやすいものにくるんで使います。

ラベルシートは、段ボール箱をはじめとした中身が一目でわからないものに対して、中身を記載するシールです。必ずないといけないものではないものの、あると荷造り・引っ越しをスムーズに行えます。

リストを作成する

前述したような梱包資材を揃えるには、まずリスト化するのがおすすめです。
というのも、どれくらいの段ボール箱が必要なのか、そもそもエアーキャップはあるべきなのかは、荷物の量や何を荷造りするかで変わってくるからです。
また荷造りの量以外にも、誰が何の荷造りを担当するのかも合わせてリスト化しておくと、荷造りの進捗管理もしやすいといわれています。
会社の規模が大きければ大きいほど作業量は増えますし、管理しておかなければ引っ越しに間に合わないといったトラブルも起きかねないので、より注意が必要です。

 

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荷造り作業を始めるタイミング

荷造り作業を始めるタイミングは、引っ越しや移転の1週間前がおすすめです。
1週間以上前から始めてしまうと必要なものまで早めに梱包する可能性があり、結局梱包したものを再度取り出すといった無駄な動作がうまれる原因になります。
反対に7日以内に荷造りを始めると荷造りが完了しないまま、移転当日を迎えてしまったということにもなりかねません。
もし荷造り作業に遅れが出ている場合は土日を活用したり、荷物の行方を従業員同士が把握できるよう声かけを行いながら実施したり、工夫しながらやるのがポイントです。

荷造りで使えるテクニック

荷造りの準備についてこれまで解説してきました。ここからは荷造りで使えるテクニック・コツについてご紹介していきます。
これらを取り入れるだけで、荷造りがより円滑に進んだり、失敗を防いだりすることができます。

ダンボール箱を丈夫に組み立てる

段ボール箱は組み立て方によって強度が異なります。そのため丈夫に組み立てるのがコツです。
まず段ボール箱を組み立てる際は、底面には必ずテープを十字に貼り、強度を上げましょう。
かつては底をクロスに入れ込む組み方が有名でしたが、それでは強度が弱く底抜けしてしまう可能性があるので、底の合わせ目で止めるのがポイントです。
テープはできれば養生テープではなくクラフトテープの方が、粘着力が強いといわれています。
今回ご紹介した組み立て方でも詰めすぎると底抜けの可能性があるので、段ボール箱の量が多くなっても入れすぎないようにしましょう。

ラベルシールを活用する

ラベルシールは荷造りの際に段ボールに貼るなどして、積極的に活用しましょう。
ラベルシールの情報をもし誤ってしまうと、移転先のオフィスで一から探さなければならなくなるので、記載する情報に誤りがないかを徹底するのがベストです。
またラベルシールを貼る位置は、段ボール箱の上や底だと、段ボール箱を積み重ねた際に見えなくなってしまいます。
そのためできれば横や側面がおすすめです。様々な角度からラベルシールが見えることで、業者も確認しやすく、間違って運ばれるのを防ぐことができます。

エアーキャップで傷を防ぐ

エアーキャップは割れものや壊れやすいものを、衝撃から防いでくれる役割があります。
そのため振動に弱い精密機器や、グラス・食器などの割れ物はエアーキャップを巻いて守りましょう。巻く時間や手間は少々かかってしまうものの、それでも大切なものを壊れずに持ち運ぶためには大切です。
エアーキャップは100円均一などでも手軽に手に入るので、少し多めに準備しておくとよいでしょう。

デスクの引き出しや扉にはテープを張る

デスクの引き出しや扉は、傾けると中の荷物がこぼれ出てしまいます。そうなると荷物の破損はもちろん、搬入作業員の方に怪我をさせる可能性もあるのです。
そのため搬入時に開閉しそうなものについては、あらかじめテープでフタをし、固定させておくと安心です。
またこのときはできるだけクラフトテープではなく、養生テープをおすすめします。
養生テープであれば剥がしたあとが残りにくく、粘着性に優れています。

データバックアップを徹底する

オフィス移転時に最も慎重に行いたい作業が、データの管理・保管です。
パソコンなどを持ち出すことになる移転作業は、移転先で確認すると、データがすべて飛んでいたなどのトラブルもつきものです。
普段使用している機器やパソコンには、会社にとって貴重なデータがたくさん入っています。
もしデータを破損するようなことがあれば、会社の信用を失う可能性があったり、業務に支障が出たりする可能性もあるのです。
このようなリスクを防ぐためにも、荷造りの前に入念にデータのバックアップは取れているか確認しておきましょう。

廃棄物は一か所にまとめる

オフィス移転となると、荷物を整理するキッカケにもなるので、廃棄物が出ることがあります。廃棄物を分散させておくと、搬入すべきものとの判別がつきにくく、作業の遅れの原因となります。
そのためオフィス移転に伴い出た廃棄物は、1箇所にまとめて置いておくようにしましょう。また廃棄物といえど、分別してゴミ出ししなければならないので、廃棄についてのルールもあらかじめ決めておくとスムーズに進みます。

 

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少人数で荷造りする際の注意点

少人数で荷造りするときの注意点についてご紹介します。
もちろん大人数で荷造りした方が効率的で早く済みますが、業務との兼ね合いもある場合は必ずしもそうはいきません。
ここでは一人で荷造りする場合、少人数で荷造りする場合に分けて解説します。

一人で荷造りする場合

一人で荷造りをする場合は、大人数で行う時よりも、より入念なスケジュール管理が欠かせません。
時間がかかる分、どこにどれくらいの時間をかけて行うのか、荷造りする全体量を把握し、細かく進捗管理を行います。
また大きな機器や繊細な機械を取り扱う場合は、怪我をしないよう、そしてねじやコード、部品といったパーツをなくさないよう注意して作業しましょう。

少人数で荷造りする場合

少人数で行う場合も、一人や大人数での作業と同様、スケジュールや進捗管理はしっかり行います。
もし会社の人間ではなく、知人や友人など外部の人に協力を仰ぐ場合は、会社のデータが入っている電子機器については、自分で搬入から設置まで引き受けるのがよいでしょう。
他人に任せたがゆえに、データの破損が起きては、責任が取れないからです。
もし自分でデータ管理をするのに不安がある方は、経験豊富な専門業者に任せた方が安心です。

オフィス移転の荷造りは計画的に行おう

オフィス移転の荷造りは、想像しているよりも時間や手間がかかります。
だからこそ移転当日から遡って1ヶ月前には、荷造りの計画を始めるのがおすすめです。
梱包に必要な資材を集め、計画通りに進められるよう、進捗管理しつつ、実行に移してください。
もし繊細な荷物の取り扱いやデータの保管・維持に自信がない方は、専門の業者に任せてもよいかもしれません。